Assistant de la Direction générale (h/f)

CDI à pourvoir dès que possible

Détail de l'offre

L’Ordre national des pharmaciens est l'institution qui regroupe tous les pharmaciens exerçant leur art en France Métropole ou dans les départements et collectivités d'Outre-mer. Il est chargé par la loi de remplir des missions fixées par le Code de la santé publique : assurer le respect des devoirs professionnels, assurer la défense de l’honneur et de l’indépendance de la profession, veiller à la compétence des pharmaciens, contribuer à promouvoir la santé publique et la qualité des soins, notamment la sécurité des actes professionnels.

L’Ordre national des Pharmaciens regroupe plus de 74.000 professionnels en exercice. Il comporte 7 sections regroupant les pharmaciens en fonction de leur activité Chacune de ces sections est administrée par un Conseil Central basé à Paris, composé de membres élus et de membres nommés.

Le Conseil national de l'Ordre des pharmaciens est composé de membres élus et de membres nommés. Il est le défenseur de la légalité et de la moralité professionnelle. Il coordonne l’action des conseils centraux et joue un rôle d’arbitrage entre les différentes branches de la profession. Il est qualifié pour représenter, dans son domaine d'activité, la pharmacie  auprès des autorités publiques  et des organismes d'assistance.

Pour accompagner notre Directeur général en charge de l’animation des directions de l’Ordre et de la coordination des actions entre conseils centraux et conseil national, nous recherchons : un(e) Assistant(e) de direction (h/f)

Dans un univers complexe et matriciel nécessitant tout à la fois rigueur et réactivité, vous prenez en charge :

  • l’accueil des visiteurs et l’accueil téléphonique du Directeur général et du Président,
  • la tenue de l’agenda (organisation de rdv internes et externes, de réunions nécessitant fréquemment  une coordination avec de nombreux services ou directions …),
  • la gestion du courrier « arrivée » (enregistrement, diffusion et suivi des réponses),
  • la rédaction de courriers, mails ou documents,
  • la gestion de boîtes mails et des groupes de contacts,
  • la frappe et la mise en forme de courriers, notes, documents divers,
  • la mise à jour de bases de données et la tenue de fichiers (Eudo contact),
  • la mise à jour de rubriques de sites internet (site de l’Ordre, intranet, mini-site pour les conseillers ordinaux),
  • la participation à l’organisation des instances et des comités de direction de l’Ordre (calendrier, diffusion des Ordres du jour, convocations, Pv, organisation logistique …),
  • le classement, l’archivage, la gestion des fournitures, le suivi des factures, notes de frais …
  • l’assistance administrative ponctuelle des Conseillers ordinaux.

Vous pouvez également être amené à participer au suivi administratif de projets transverses coordonnés par la Direction générale et travaillez en étroite collaboration avec l’Assistante du Président que vous remplacez pendant son absence.

Titulaire d’un BTS assistante de direction, vous avez une expérience confirmée acquise dans des univers complexes et exigeants en institutions ou directions générales d’entreprises. La connaissance du secteur la santé et/ou de la pharmacie serait un plus.

Pour réussir dans cette fonction, outre votre enthousiasme, votre esprit d’initiatives et vos qualités relationnelles, vous avez :
- de réelles capacités d’organisation : anticipation, planification des activités, respect des délais,
- le souci de la qualité dans le suivi des dossiers (interaction entre les dossiers),
- une parfaite maîtrise des outils informatiques ; la connaissance d’Eudocontact et EzPublish serait un plus,
- d’excellentes qualités rédactionnelles et une orthographe parfaite,
- un bon niveau d’anglais (écrit et oral).

Poste basé à Paris 8ème

CDI temps plein à pourvoir dès que possible.

Rémunération : en fonction de l'expérience

Type de contrat

CDI

Référence

DRH/DG/CDI/AS

Date de l'offre

13/10/2017