Assistant de direction au sein de la Direction des Affaires juridiques (h/f)

CDI à pourvoir dès que possible

Détail de l'offre

L’Ordre national des pharmaciens est l'institution qui regroupe tous les pharmaciens exerçant leur art en France Métropole ou dans les départements et collectivités d'Outre-mer.

Il est chargé par la loi de remplir des missions de service public. Ces missions fixées par le Code de la santé publique sont :

  • d’assurer le respect des devoirs professionnels
  • d’assurer la défense de l’honneur et de l’indépendance de la profession
  • de veiller à la compétence des pharmaciens
  • de contribuer à promouvoir la santé publique et la qualité des soins, notamment la sécurité des actes professionnels

L’Ordre des Pharmaciens regroupe plus de 74.000 professionnels en exercice. Il emploie 200 personnes qui sont réparties entre le Conseil National et les Conseils Centraux situés à Paris, les 21 Conseils Régionaux à travers toute la France, et les délégations des départements d’outre-mer. 

L’Ordre comporte 7 sections regroupant les pharmaciens en fonction  de leur activité : la section A réunit les titulaires d’officine, la B les pharmaciens fabricants ou exploitants, la C les pharmaciens de la distribution en gros, la D les pharmaciens adjoints d’officine, la E les pharmaciens des D.O.M et collectivités d’Outre-Mer, la G les pharmaciens biologistes et la H les pharmaciens hospitaliers. Chacune de ces sections est administrée par un Conseil Central basé à Paris, composé de membres élus et de membres nommés qui élisent chacun leur Président. La section A comporte également 21 conseils régionaux composés de membres élus et nommés qui élisent chacun leurs présidents. Ces conseils sont coordonnés par le conseil central A. La section E comporte 5 sous sections géographiques (DOM). Les différents conseils de l’Ordre sont dotés de la personnalité civile et sont représentés par leur Président dans tous les actes de la vie civile.

Le Conseil national de l'Ordre des pharmaciens est composé de membres élus et de membres nommés. Il est le défenseur de la légalité et de la moralité professionnelle. Il coordonne l’action des conseils centraux et joue un rôle d’arbitrage entre les différentes branches de la profession. Il est qualifié pour représenter, dans son domaine d'activité, la pharmacie  auprès des autorités publiques  et des organismes d'assistance. Il peut, devant toutes les juridictions, exercer tous les droits réservés à la partie civile relativement aux faits portant un préjudice direct ou indirect à l'intérêt collectif de la profession pharmaceutique.

Sous l’autorité hiérarchique du Directeur général, des services communs de l’Ordre, composés de plusieurs Directions (Affaires Publiques, européennes et internationales, Exercice professionnel, Affaires Juridiques, Communication, DTS, DAF, DOSI, DRH  …) travaillent pour tous les conseils.
Notre Direction des affaires juridiques est composée d’un pôle Affaires juridiques générales et d’un pôle chargé des affaires administratives et contentieuses examinées par la Conseil national (Service du Greffe). 

Nous recherchons un Assistant de direction (h/f) pour accompagner le directeur des affaires juridiques ainsi que le directeur-adjoint du pôle Affaires juridiques générales. 

Dans ce cadre, vous prenez en charge 

  • l’accueil téléphonique, la tenue d’agendas, l’organisation de rdv ou réunions internes et externes nécessitant fréquemment une coordination avec de nombreux services ou direction, la préparation de dossiers et élaboration de relevés de décisions,
  • la gestion de courriers et mails (entrants et sortants), de boîtes mails et de groupes de contacts,
  • la rédaction de courriers, mails et notes simples, leur mise en forme
  • le suivi des parapheurs,
  • la tenue et le suivi de tableaux de bord et la participation à l’élaboration de procédures,
  • la gestion du classement et de l’archivage, la création et le classement de dossiers informatiques, la recherche documentaire,
  • la mise à jour de rubriques des sites internet et intranet,
  • la gestion administrative de la direction (fournitures, suivi des factures, notes de frais …)

Titulaire d’un Bac +2 /3 en assistanat de direction, vous disposez d’une expérience significative acquise dans une direction juridique d’entreprise ou en cabinets d’avocat vous ayant permis de vous familiariser avec la matière juridique. La connaissance du secteur de la santé serait un plus. 

L’environnement matriciel, la multiplicité et la technicité des dossiers nécessitent une grande rigueur dans leur suivi (interaction entre les dossiers, vigilance sur les délais, les acteurs concernés, les contacts internes et externes) et de réelles capacités d’organisation (anticipation, planification). 

Vos qualités rédactionnelles et votre orthographe sont parfaites et vous maîtrisez pack office. 

Dynamique, vous êtes à l’écoute et savez prendre des initiatives adaptées pour  apporter un appui fiable à l’équipe. 

Poste basé à Paris 8ème

CDI temps plein à pourvoir dès que possible.

Rémunération : en fonction de l'expérience

Type de contrat

CDI

Référence

DRH/DAJ/CDI/ASS

Date de l'offre

25/01/2018