Assistant de direction pour la Présidence/ Direction générale (h/f)

L’Ordre national des pharmaciens est l'institution qui regroupe tous les pharmaciens exerçant leur art en France Métropole ou dans les départements et collectivités d'Outre-mer. Il est chargé par la loi de remplir des missions fixées par le Code de la santé publique : assurer le respect des devoirs professionnels, assurer la défense de l’honneur et de l’indépendance de la profession, veiller à la compétence des pharmaciens, contribuer à promouvoir la santé publique et la qualité des soins, notamment la sécurité des actes professionnels.

L’Ordre national des Pharmaciens regroupe plus de 74.000 professionnels en exercice. Il comporte 7 sections regroupant les pharmaciens en fonction de leur activité. Chacune de ces sections est administrée par un Conseil Central basé à Paris, composé de membres élus et de membres nommés.

Le Conseil national de l'Ordre des pharmaciens est composé de membres élus et de membres nommés. Il est le défenseur de la légalité et de la moralité professionnelle. Il coordonne l’action des conseils centraux et joue un rôle d’arbitrage entre les différentes branches de la profession. Il est qualifié pour représenter, dans son domaine d'activité, la pharmacie auprès des autorités publiques et des organismes d'assistance.

Nous recherchons pour la Présidente de l’Ordre :

un Assistant de direction (h/f)

Dans un univers complexe et matriciel nécessitant tout à la fois rigueur, méthode et réactivité, vous prenez en charge, sous l’autorité de la Présidente et du Directeur général et en binôme avec l’Assistante du Directeur général :

• L’accueil des visiteurs et l’accueil téléphonique de la Présidence,
• La tenue de l’agenda de la Présidente (organisation de rdv internes et externes, de réunions nécessitant fréquemment une coordination avec les services internes, les partenaires externes …),
• La gestion et le traitement des mails de la boîte de la Présidence : gestion du flux d’information (transfert des infos et suivi des réponses à apporter), envoi de réponses et de mails à la signature de la Présidente,
• La gestion du courrier en arrivée (enregistrement, diffusion et suivi des réponses),
• La rédaction et/ou la frappe, la mise en forme de courriers, mails ou documents,
• Le soutien à l’organisation des instances ordinales (Conseil national, Bureau, Conférence Bureau-Présidents),
• La mise à jour de rubriques des sites internet (internet, intranet, mini-site pour les conseillers ordinaux),
• Le suivi administratif de dossiers ou projets transverses rattachés à la Présidence ou la Direction générale
• Le classement, l’archivage, la gestion des fournitures, le suivi des factures et des notes de frais

De formation supérieure (Bac+2/4), vous avez une expérience confirmée acquise dans des univers complexes et exigeants en institutions ou directions générales d’entreprises. La connaissance du secteur la santé et/ou de la pharmacie serait un plus.

Pour réussir dans cette fonction, outre votre vos qualités relationnelles, vous avez :

-       De réelles capacités d’organisation : anticipation, planification des activités, respect des délais,

-       Le souci de la qualité dans le suivi des dossiers (interaction entre les dossiers),

-       Une parfaite maîtrise des outils informatiques (Google Workspace, Word, Excel, PowerPoint),

-       D’excellentes qualités rédactionnelles et une orthographe parfaite,

-       Un bon niveau d’anglais (écrit et oral).

Poste basé à Paris 8ème. CDI temps plein à pourvoir dès que possible.

Salaire en fonction de l’expérience.

Charte du télétravail

Vos données personnelles sont traitées par le Conseil national de l’Ordre des pharmaciens (CNOP) aux fins de gestion du recrutement. Ce traitement est fondé sur l’intérêt légitime du CNOP de suivre et de gérer les candidatures transmises pour les offres de travail publiées sur son site. Vos données personnelles sont accessibles uniquement au personnel habilité du CNOP ainsi qu’à des prestataires agissant en qualité de sous-traitant qui interviennent dans le cadre de ce traitement, notamment des cabinets de recrutement et des cabinets de graphologie. Vos données seront conservées pendant une durée de deux ans à compter du dernier contact avec le CNOP afin de reprendre contact avec vous en cas d'opportunité ultérieure, sauf demande de suppression de votre part avant cette échéance 

Conformément au Règlement européen général sur la protection des données personnelles (RGPD) et à la loi informatique et libertés modifiée, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition, de portabilité, d’effacement de vos données personnelles ou de limitation de leur traitement en adressant un courrier électronique à l’adresse suivante : dpo@ordre.pharmacien.fr.  Vous disposez également, si vous l’estimez nécessaire, du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL)