Le budget de l'Ordre

Le budget de l'Ordre

L'Ordre national des pharmaciens (ONP) étant une institution de droit privé, sa gestion est soumise aux principes généraux de la comptabilité privée. Elle doit également respecter plusieurs règles énoncées dans le code de la santé publique (CSP) ou, plus généralement, résultant du fait que l'ONP est chargé de la gestion d'un service public. Enfin, sans préjudice de ce cadre légal qui s'impose à toutes ses instances, l'Ordre entend fonder sa gestion financière sur un certain nombre de principes adoptés en commun par ses Conseils.

Préparation du budget
Cotisations
Indemnité des conseillers ordinaux
Engagement des dépenses et procédures de paiement
Contrôles de la gestion
Contrôles externes
Règles et principes

 

Préparation du budget

La préparation du budget est un processus complexe fait en toute collégialité des parties prenantes. Dans un premier temps, la Commission des finances de l’Ordre se réunit pour faire le point sur l’exécution du budget en cours. Sur la base des propositions de budgets des différentes directions et services, elle établit un budget global qui est ensuite discuté, amendé et voté par le Conseil national.

Le budget permet à l’Ordre de remplir les missions que le législateur lui a confiées . Il est également le reflet de la politique de chaque Conseil, qu’il traduit sous forme de moyens.

Le budget est structuré en 2 parties :

- un budget de fonctionnement qui est l’agrégation des budgets de fonctionnement du Conseil national, des sections et du budget commun,

- un budget d’investissement qui concerne les locaux, leur aménagement et leur rénovation, le matériel y compris informatique, les logiciels, le mobilier, ainsi que certains projets informatiques…

 > A lire, la synthèse du Budget prévisionnel de l’Ordre national des pharmaciens 2018 (version du 22/01/2018) 

 

Cotisations

Lors de la préparation du budget, le montant des cotisations ainsi que les modalités de l’appel à cotisation et leur recouvrement sont votés par le Conseil national.

Les cotisations demandées à chaque pharmacien, personne physique ou morale, inscrit aux tableaux en fonction de sa section (article L. 4231-7  du CSP) constituent l’essentiel des ressources de l’Ordre.

Chaque cotisation comporte trois parts. Une part selon le section d'appartenance, réservée au fonctionnement du conseil central concerné, et deux parts communes à toutes les sections : une pour le fonctionnement propre au Conseil national et l’autre pour couvrir les frais communs à toute l'institution (directions informatique, finance, communication, juridique, exercice professionnel, technologie en santé…).

Un appel général des cotisations est effectué en début d’exercice. En cours d’exercice, plusieurs appels partiels sont réalisés, afin que soient appelés à cotiser les pharmaciens et sociétés exerçantes inscrites ultérieurement.

L'appel général 2018 est opéré en janvier pour un cycle de cotisation correspondant à l'année civile. 

Certains pharmaciens qui en font une demande argumentée, peuvent être exonérés de cotisation. Les règles générales d’exonération sont proposées par la Commission d’entraide et de solidarité professionnelle et adoptées par le Conseil national.

 

Indemnité des conseillers ordinaux

L’article D. 4233-28  du CSP précise que « le président, le vice-président, le trésorier ou un membre chargé d'une mission spécifique d'un conseil régional, central ou national ou d'une délégation peuvent percevoir une indemnité liée à leurs responsabilités.

Le montant de cette indemnité est fixé en fonction des missions et de la charge de travail de chacun et est révisable annuellement par le Conseil national après avis des conseils centraux lors de sa session plénière consacrée au budget. […]

Les modalités de répartition de ces indemnités sont fixées dans le règlement budgétaire et comptable de l'Ordre prévu à l'article L. 4231-7 . »

Par ailleurs, l’article D. 4233-29  stipule que « les membres élus d'un conseil régional, central ou national ou d'une délégation de l'Ordre, non attributaires de l'indemnité prévue à l'article D. 4233-28, peuvent percevoir une indemnité de participation aux travaux lorsqu'ils siègent ou participent à une réunion ordinale ou assurent une mission ponctuelle à la demande du président de leur conseil ou délégation. 

Cette indemnité est fixée par le Conseil national après avis des conseils centraux et est révisable annuellement lors de sa session plénière consacrée au budget. »

 

Engagement des dépenses et procédures de paiement

Tous les achats de biens et de services effectués par l’Ordre doivent être justifiés par les besoins de ses missions, dans le respect des procédures et référentiels existants, et le souci d’un emploi efficient des crédits. A cet effet, ils font l’objet d’une remise en concurrence régulière.

En fonction de l’importance du marché et de ses caractéristiques, le niveau de formalisme requis est plus ou moins élevé.

 

L’exécution de la dépense à l’Ordre national des pharmaciens s’opère dans le respect du principe de séparation entre l’ordonnateur, le liquidateur et le payeur.

  • L’ordonnateur prescrit l’exécution de la dépense par un acte d’engagement. Les présidents des conseils de l’Ordre sont ordonnateurs principaux.
  • Le liquidateur constate la réalité de la dette, notamment en vérifiant que le service a bien été effectué, puis arrête le montant de la dépense (bon à payer). Ces opérations peuvent être réalisées matériellement par des élus ou des collaborateurs.
  • Le payeur est chargé du paiement des dépenses ordonnancées et liquidées. Les trésoriers des conseils et la direction administrative et financière pour le Conseil national, les conseils centraux et les services communs remplissent la fonction de payeur.

Pour les dépenses du Conseil national et des conseils centraux, les règlements doivent être revêtus de la signature originale de deux personnes habilitées parmi les suivantes : le président, le vice-président ou le trésorier du conseil concerné, et le directeur administratif et financier.

 

Contrôles de la gestion

L’Ordre dispose d’un pôle de contrôle de gestion qui rapporte à la Direction administrative et financière. Le contrôle de gestion mis en place est une activité qui vise à « maîtriser » la gestion administrative et financière, ainsi qu’à apporter une aide au pilotage et à la prise de décision des différents conseils.

L’Ordre a mis en place un dispositif de contrôle interne formalisé au niveau national et régional ayant pour objectif de s’assurer du bon fonctionnement des processus internes de l’institution, de la fiabilité des informations financières et permettant un bon niveau de maîtrise des risques.

Le Conseil national contrôle la gestion des conseils centraux et régionaux de l’Ordre des pharmaciens. Les modalités de contrôle, fixées dans le règlement budgétaire et comptable de l’Ordre, prévoient également pour les conseils régionaux des « visites » sur place, élaborées selon un plan pluriannuel convenu avec le commissaire aux comptes, afin de vérifier les comptes financiers et d’évaluer l’efficience du dispositif de contrôle interne.  

Des opérations d’audit interne sont régulièrement menées et ont notamment pour objectif de renforcer la performance de l’organisation en proposant le développement des bonnes pratiques financières en vue de l’amélioration des processus.

 

Contrôles externes

Conformément à l’article L. 4231-7  du code de la santé publique, un commissaire aux comptes doit certifier annuellement les comptes de l’Ordre national des pharmaciens.

Par ailleurs, comme tout organisme qui est habilité à recevoir des cotisations légalement obligatoires, la Cour des comptes peut exercer des contrôles, pour juger à la fois la conformité des recettes et des dépenses aux règles comptables en vigueur et le bon emploi des crédits, fonds et valeurs gérés par l'Ordre (article L. 111-7  du code des juridictions financières ).

 

Règles et principes

 

Le code de la santé publique

La gestion de l’Ordre est soumise à certaines règles énoncées par le code de la santé publique, en particulier à l’article L. 4231-7 :

« Après avis des conseils centraux, le Conseil national vote le budget général de l'Ordre destiné à couvrir les frais d'installation et de fonctionnement des différents conseils et délégations ordinaux, ainsi que leurs frais communs.

Le Conseil national fixe le montant de la cotisation annuelle obligatoire demandée à chaque personne physique ou morale inscrite aux tableaux en fonction de sa catégorie. Il recouvre cette cotisation qui doit être acquittée dans les trente jours de son appel.

Aucune cotisation n'est due par les réservistes sanitaires dès lors qu'ils n'exercent la profession qu'à ce titre.

Le Conseil national gère les biens de l'Ordre, définit sa politique immobilière et contrôle sa mise en œuvre. Il peut créer ou subventionner des œuvres intéressant la profession pharmaceutique ainsi que les œuvres d'entraide. 

Le Conseil national contrôle la gestion des conseils centraux et régionaux de l'Ordre des pharmaciens. Il peut demander tout document qui lui semble nécessaire à ce contrôle.

Ces modalités de contrôle sont fixées dans le règlement budgétaire et comptable de l'Ordre édicté par le Conseil national, après avis des conseils centraux, applicable à l'ensemble des instances ordinales.

Un commissaire aux comptes certifie annuellement les comptes de l’Ordre des pharmaciens.

Le Conseil national s’assure également de la mise en œuvre par les conseils centraux et régionaux de leurs missions légales et peut demander tout document qui lui semble nécessaire à ce contrôle. Les modalités de cette coordination et de ce contrôle sont fixées dans le règlement intérieur de l’Ordre, édicté par le Conseil national, après avis des conseils centraux, applicable à l’ensemble des instances ordinales.»

 

Les principes généraux de la comptabilité privée s’applique à l’Ordre ; et notamment :

- le principe de continuité d’activité ou d’exploitation : l’Ordre qui établit ses comptes annuels, est présumée devoir poursuivre son activité. S’il n’y a pas intention ou nécessité d’arrêter l’exploitation dans un avenir prévisible, l’évaluation des actifs et des dettes doit se faire dans cette perspective de continuité.

- le principe de prudence : l’institution veille au bon emploi des cotisations versées par les pharmaciens. Par ailleurs, la comptabilité doit être établie sur la base d’appréciations prudentes. On ne doit pas faire peser des incertitudes présentes sur les résultats futurs ou le patrimoine. Ainsi, ne sont comptabilisés que les produits réalisés, alors que pour les charges sont prises également en compte celles dont la réalisation est probable.

 

Les principes de bonne gestion financière

L’institution suit également des principes de bonne gestion financière, en particulier un principe d’économie des moyens qui consiste à choisir les moyens qui présentent le meilleur rapport coût/efficacité par rapport aux objectifs que l’Ordre a décidé de poursuivre dans l’intérêt de la profession, de la santé publique et de son propre fonctionnement.

Date de mise à jour : 22/01/2018