Assistant administratif pour la Direction de l’Organisation et des Systèmes d’Information (h/f)

L’Ordre national des pharmaciens est l'institution qui regroupe tous les pharmaciens exerçant leur art en France Métropole ou dans les départements et collectivités d'Outre-mer. Il est chargé par la loi de remplir des missions fixées par le Code de la santé publique : assurer le respect des devoirs professionnels, assurer la défense de l’honneur et de l’indépendance de la profession, veiller à la compétence des pharmaciens, contribuer à promouvoir la santé publique et la qualité des soins, notamment la sécurité des actes professionnels. 

L’Ordre national des Pharmaciens regroupe près de 74.000 professionnels en exercice. Il comporte 7 sections regroupant les pharmaciens en fonction de leur activité (titulaires d’officine, pharmaciens fabricants ou exploitants, pharmaciens de la distribution en gros, pharmaciens adjoints d’officine, pharmaciens des D.O.M et collectivités d’Outre-Mer, pharmaciens biologistes et pharmaciens hospitaliers). Chacune de ces sections est administrée par un Conseil Central basé à Paris, composé de membres élus et de membres nommés. 

Le Conseil national de l'Ordre des pharmaciens est composé de membres élus et de membres nommés. Il est le défenseur de la légalité et de la moralité professionnelle. Il coordonne l’action des conseils centraux et joue un rôle d’arbitrage entre les différentes branches de la profession. Il est qualifié pour représenter, dans son domaine d'activité, la pharmacie auprès des autorités publiques et des organismes d'assistance. Il peut, devant toutes les juridictions, exercer tous les droits réservés à la partie civile relativement aux faits portant un préjudice direct ou indirect à l'intérêt collectif de la profession pharmaceutique. 

Sous l’autorité hiérarchique du Directeur général, des services communs de l’Ordre, composés de plusieurs Directions (Affaires publiques, européennes et internationales, Exercice professionnel, Affaires Juridiques, Communication, Technologies en santé, Finances, Informatique, RH…) travaillent pour tous les Conseils. 

La Direction de l’Organisation et des Systèmes d’information (DOSI) assure la gestion des projets d’évolution du système d’information en coopération avec les directions métiers. Elle opère et maintient en conditions opérationnelles et de sécurité l’infrastructure technique et applicative, assure l’assistance fonctionnelle, technique et la formation des utilisateurs en matière d’utilisation des logiciels, des applications métiers, des sites web et des équipements mis à disposition. 

La DOSI compte une trentaine de collaborateurs et recherche son : 

Assistant administratif (h/f) 

Rattaché au Directeur de l’Organisation et des Systèmes d’Information (DOSI), vous apportez votre appui à la Direction dans toutes les dimensions de votre périmètre et êtes notamment en charge : 

Du secrétariat de la direction : gestion et mise à jour d’agendas, organisation et suivi des réunions, gestion documentaire de la direction (classement, archivage), organisation des déplacements professionnels. 

De la gestion administrative et financière : finalisation du projet de dématérialisation des documents de la direction (courriers, factures, etc.), gestion des demandes de matériel informatique en relation avec le pôle support informatique, contribution à l’élaboration des demandes d’achat, suivi de la procédure achat et des validations, suivi des conditions d’exécution des contrats et marchés, gestion des commande de matériels, de fournitures, de consommables et vérification de la conformité des livraisons. Vous alimentez et suivez également notre outil de gestion des contrats pour la direction. 

Auprès du Directeur et en relation avec les différents pôles de la direction, vous prenez en charge la mise à jour des indicateurs de la direction, mettez en forme ou concevez des tableaux de bord, assurez la relecture des documents produits par la direction (articles, mails, procédures …). 

Titulaire d’un bac +2/3 en assistanat de direction, vous avez une expérience administrative réussie dans un poste similaire par exemple, en qualité d’assistant achats ou dans une direction informatique. 

Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques (Pack Office, GED et logiciels internes) et avez une appétence pour la technologie. La connaissance du logiciel Legisway serait un plus.

Vous avez une bonne aisance rédactionnelle et une orthographe parfaite. 

Rigoureux et organisé(e), vous êtes force de propositions. Vous appréciez le travail d’équipe et avez un bon relationnel. 

CDD temps plein à pourvoir dès que possible et pour 4 mois (éventuellement renouvelable)

Rémunération : en fonction de l’expérience.

Basé à Paris 17^ème .

Rémunération : en fonction de l’expérience.

Charte du télétravail

Vos données personnelles sont traitées par le Conseil national de l’Ordre des pharmaciens (CNOP) aux fins de gestion du recrutement. Ce traitement est fondé sur l’intérêt légitime du CNOP de suivre et de gérer les candidatures transmises pour les offres de travail publiées sur son site. Vos données personnelles sont accessibles uniquement au personnel habilité du CNOP ainsi qu’à des prestataires agissant en qualité de sous-traitant qui interviennent dans le cadre de ce traitement, notamment des cabinets de recrutement et des cabinets de graphologie. Vos données seront conservées pendant une durée de deux ans à compter du dernier contact avec le CNOP afin de reprendre contact avec vous en cas d'opportunité ultérieure, sauf demande de suppression de votre part avant cette échéance 

Conformément au Règlement européen général sur la protection des données personnelles (RGPD) et à la loi informatique et libertés modifiée, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition, de portabilité, d’effacement de vos données personnelles ou de limitation de leur traitement en adressant un courrier électronique à l’adresse suivante : dpo@ordre.pharmacien.fr.  Vous disposez également, si vous l’estimez nécessaire, du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL)