La procédure de recueil et de traitement des alertes externes

Informations relatives au lanceur d’alerte :

• identité et coordonnées (non obligatoires mais utiles pour être contacté par le CNOP en cas de demandes d’informations complémentaires ou pour être informé de l’avancement du dossier) ;
• description relative aux circonstances qui ont amené le lanceur d’alerte à avoir connaissance des faits signalés.

 Informations relatives au(x) pharmacien(s) faisant l’objet de l’alerte :

• identité, fonctions, coordonnées.

Informations relatives aux faits signalés :

• description des faits signalés ;
• toute information et tout document de nature à étayer l’alerte.

Informations relatives aux modalités de traitement de l’alerte :

• indication selon laquelle cette alerte a déjà fait (ou non) l’objet d’une alerte interne ;
• le cas échéant, une mention selon laquelle le lanceur d’alerte renonce expressément à recevoir un accusé réception.

Le CNOP assure la stricte confidentialité, l’intégrité et la protection des informations et données à caractère personnel recueillies dans une alerte (telles que l’identité de l’auteur de l’alerte, l’identité des personnes visées par celle-ci, l’identité de tout tiers qui y est mentionné et toute autre information recueillie).

Les éléments de nature à identifier le lanceur d’alerte ne peuvent être divulgués qu’avec le consentement de celui-ci. Ils peuvent toutefois être communiqués à l’autorité judiciaire dans le cas où le CNOP est tenu de dénoncer les faits à celle-ci. Le lanceur d’alerte en est alors informé, à moins que cette information ne risque de compromettre la procédure judiciaire. Des explications écrites sont jointes à cette information.

En cas de nécessité de communiquer avec des tiers aux fins de traitement de l’alerte, toutes les précautions sont prises pour restreindre l’accès aux informations aux seules personnes qui doivent en connaître.

Les éléments de nature à identifier la personne mise en cause par une alerte ne peuvent être divulgués, sauf à l’autorité judiciaire, qu’une fois établi le caractère fondé de l’alerte.

La procédure donne lieu à un traitement automatisé de données se conformant au règlement général sur la protection des données - RGPD (règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016) et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment aux règles relatives à la protection des données à caractère personnel.

Oui, mais il est recommandé que le lanceur d’alerte anonyme fournisse au CNOP un moyen permettant de le contacter afin de faciliter le traitement de l’alerte et d’avertir son auteur des suites apportées.

Un accusé de réception de l’alerte sera envoyé à son auteur dans les sept jours ouvrés à compter de la réception de son alerte (sauf exceptions).

Dans les 3 mois à compter de l’accusé de réception ou, à défaut d’accusé de réception, dans les 3 mois à compter de l’expiration de la période de 7 jours ouvrés suivant l’alerte, sont communiquées à l’auteur de l’alerte des informations sur les suites données à cette dernière (mesures envisagées ou prises). Ce délai peut être porté à 6 mois en cas d’affaire complexe ; dans ce cas, ces circonstances sont justifiées auprès de l’auteur de l’alerte avant l’expiration du délai de 3 mois précédemment mentionné.

Le résultat final du traitement mis en œuvre est communiqué à l’auteur de l’alerte.

L’alerte devenue sans objet ou aux allégations inexactes, infondées ou manifestement mineures donne lieu à une clôture de l’alerte. Les allégations ne contenant aucune nouvelle information significative relative à une procédure déjà close ne donnent pas lieu à une nouvelle ouverture du dossier. L’auteur de l’alerte est informé de cette décision et de ses motifs.

Le CNOP a pris les mesures nécessaires permettant d’assurer l’intégrité et la confidentialité des données transmises dans l’alerte par :

• la mise en place d’un canal de réception spécifique aux alertes ;
• la désignation spéciale comme « référents alertes externes », de certains membres du personnel dotés de la compétence, de l’autorité et de moyens suffisants à l’exercice de cette mission.

Si l’alerte était adressée à d’autres membres du personnel, une consigne leur a été donnée de transmettre immédiatement l’alerte aux personnels autorisés.

Toute alerte externe est traitée avec une totale impartialité par les référents alertes externes du CNOP. Toute alerte fait en premier lieu l’objet d’une vérification de la compétence du CNOP et, dans un deuxième temps, d’un examen de recevabilité au regard des dispositions de l’article 6 de la loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 modifiée relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique (respect des critères du lanceur d’alerte et de l’alerte). Au stade de cet examen de recevabilité de l’alerte, il est possible que les référents alertes externes prennent contact avec l’auteur de l’alerte.

Une fois la compétence du CNOP validée et l’alerte jugée recevable, les référents alertes externes vérifient l’exactitude des faits signalés et prennent les mesures permettant de remédier à la situation avant de clôturer le dossier. Le CNOP garantit au lanceur d’alerte la communication par écrit des informations sur les mesures envisagées ou prises pour évaluer l’exactitude des allégations de l’alerte et, le cas échéant, remédier à l’objet de l’alerte. Au moment de l’analyse de la situation et des documents fournis, il est possible que les référents alertes externes prennent contact avec l’auteur de l’alerte.

Lorsque le CNOP estime que l’alerte reçue ne respecte pas les conditions légales permettant l’obtention du statut de lanceur d’alerte, il communique ces conclusions à son auteur. Ces conclusions doivent s’apprécier sous réserve de l’avis sur la qualité de lanceur d’alerte que pourrait rendre le Défenseur des droits sur demande de l’intéressé.

Si le CNOP reçoit une alerte ne relevant pas de sa compétence, celui-ci transmet cette dernière à l’autorité compétente ou au Défenseur des droits, en informant l’auteur de l’alerte. Dans ces hypothèses, les conditions de transmission de l’alerte préservent la confidentialité de l’ensemble de son contenu.

En toute hypothèse, l’auteur de l’alerte externe est informé du résultat final des diligences mises en œuvres par le CNOP et des motifs de la clôture de son alerte le cas échéant.

Dans l’hypothèse où une alerte ne remplirait pas les conditions nécessaires pour l’obtention du statut du lanceur d’alerte, mais dont le contenu de l’alerte relèverait néanmoins de la compétence de l’Ordre national des pharmaciens, cette alerte pourrait alors être regardée et traitée comme un signalement le cas échéant.