FAQ DPC

Selon l'article R4021-5 du Code de la Santé Publique, le document de traçabilité électronique mis à disposition de chaque professionnel de santé sur le site internet de l'Agence nationale du développement professionnel continu est un document strictement personnel. Le pharmacien ne doit donc pas communiquer ses identifiants à des tiers. A ce titre, chaque professionnel de santé en exercice doit créer lui-même son compte personnel et garantir la confidentialité de l’identifiant et du mot de passe permettant d’y accéder.

• Lorsque les documents sont déposés sur le portail ePOP par le pharmacien, le dossier est “en cours de traitement”. Dès que ce statut évolue en “enregistré” ou “sans traitement” vous en êtes informé par un mail de “6tzen” qui correspond à une information envoyée depuis le portail e-POP.
• Lorsque le statut de votre dossier est modifié en “enregistré”, vous n’avez alors plus d’autre formalité à accomplir pour la période 2020-2022. 
• Dans le cas où le statut évolue en “sans traitement'', un complément d’information vous sera demandé par mail.

Le tableau ci-dessous résume les différentes situations, et concerne aussi bien les pharmaciens ayant exercé sur toute la période que ceux ne l’ayant fait que partiellement.

Nous invitons le pharmacien à écrire directement à sa section d‘appartenance pour expliquer sa situation.

• Section A : trouvez l'adresse mail de votre CROP  sur la page de contact
• Section B et Section C : webbc@ordre.pharmacien.fr
• Section D : dpcd@ordre.pharmacien.fr
• Section E : webe@ordre.pharmacien.fr
• Section G : dpcg@ordre.pharmacien.fr
• Section H : webh@ordre.pharmacien.fr

• La synthèse du document de traçabilité doit être transmise dès que possible à l’Ordre. 
• Attention : à l’issue de la période triennale en cours, si le pharmacien n'a pas transmis sa synthèse du document de traçabilité à l’Ordre, alors il sera considéré qu’il n'a pas justifié de son engagement de DPC pour la période 2020-2022.

La synthèse du document de traçabilité est le document qui doit être transmis à l’Ordre pour justifier de son engagement dans une démarche de DPC. Même s’il est possible de déposer d’autres documents via e-POP, les justificatifs tels que les attestations doivent être déposés dans MonDPC sur le site de l’ANDPC.

• L'Ordre doit pouvoir vous identifier via au moins une des informations suivantes : nom/prénom, numéro RPPS,
• Le document doit également contenir a minima : la date de réalisation de l’action, le titre et le type d’action , et le nom de l’organisme. Ces éléments sont indispensables pour étudier le dossier transmis à l’Ordre.

Tous les jours, l’Ordre transmet à l’Agence du Numérique en Santé (ANS) les éléments de sa base de données actualisée par le pharmacien lui-même au travers de la plateforme de webservices e-POP ou par les gestionnaires de l’Ordre. Deux fois par semaine, l'ANDPC récupère ce fichier auprès de l’ANS pour intégrer une partie des données dans sa propre base.

Sur le site de l’ANDPC, pour visualiser les données mises à jour lorsque la situation a changé (changement d’adresse professionnelles, passage de salarié à libéral….), le pharmacien doit se connecter sur  https://www.agencedpc.fr/professionnel/, puis sur la rubrique du menu "informations professionnelles et personnelles", puis cliquer sur le bouton "Mise à jour de ma situation".

> Pour en savoir plus : Comment l'Agence actualise les données des professionnels de santé ? 

Tout d’abord toutes les données erronées ne sont pas bloquantes pour poursuivre le processus de déclaration des actions (comme par exemple : date de début d'activité, profession, exercice, numéro Finess,...).

La mise à jour des informations est néanmoins indispensable pour que l’ANDPC étudie l’éligibilité au financement des actions pour les professionnels exerçant en libéral ou exerçant dans des centres de santé conventionnés.

Aussi ces données doivent être mises à jour auprès de l’Ordre des Pharmaciens. En se connectant à e-POP il est possible de modifier certaines données directement ou d’en faire la demande.

ATTENTION : Il faut compter plusieurs jours entre le moment où les données sont corrigées dans e-POP et le moment où elles sont actualisées par l’ANDPC.

> Pour en savoir plus : Comment activer votre compte sur l'espace professionnel ?

Par ailleurs, sur la plateforme ANDPC dans la rubrique « informations personnelles et professionnelles » il faut cliquer sur le bouton [Charger vos données ANS] pour accéder à toute modification d'information qui aurait été réalisée dans e-POP puis transmises à l’ANDPC via l’ANS.

> Pour en savoir plus : agencedpc.fr/professionnel/

Données personnelles : le pharmacien peut désormais modifier son adresse postale, ses coordonnées téléphoniques et son adresse électronique.

Données professionnelles : le pharmacien peut désormais modifier ses coordonnées téléphoniques et électroniques professionnelles

Toute autre modification doit faire l'objet d'une demande auprès de la section de rattachement du pharmacien : via e-POP ou via le mail générique de votre section de rattachement :

• Section A : trouvez l'adresse mail de votre CROP sur la page de contact
• Section B et Section C : webbc@ordre.pharmacien.fr
• Section D : dpcd@ordre.pharmacien.fr
• Section E : webe@ordre.pharmacien.fr
• Section G : dpcg@ordre.pharmacien.fr
• Section H : webh@ordre.pharmacien.fr

Cette information peut paraître erronée alors qu’elle ne l’est pas  :

• la date qui apparaît sur le site de l’ANDPC est en réalité la date de dernière inscription lorsqu’il y a eu un changement de section ou une mise à jour au sein de la même section.
• il peut aussi y avoir un décalage entre la date de début d’exercice (première inscription au tableau de l’Ordre) et la date d’inscription au tableau sur le site de l’ANDPC.

> Pour en savoir plus : agencedpc.fr/professionnel/

La saisie de la ville de naissance est une sécurité permettant de confirmer l’identité du pharmacien. L’ANDPC demande de saisir les 3 premières lettres (pays si né à l’étranger) et le nom complet de la ville de naissance apparaît alors si le pharmacien est reconnu. Ex : si "bag" est saisi, alors le système propose "Bagnères-de-Bigorre".

Si le lieu de naissance est une ville commençant par "Saint" ou "Sainte", ou une ville commençant par "Le" ou "La"  il est possible qu’il y ait des difficultés.

→ pour les noms commençant par "saint" ou "sainte" : il faut essayer de saisir "st" ou "ste". Exemple : "saint germain" essayez "st"

→ pour les noms commençant par "le" ou "la" : il faut essayer de saisir d’abord les 3 premières lettres du nom suivant "le" ou "la". Exemple : "la réole" essayez "reo"

> Si les difficultés persistent, le pharmacien doit contacter l’ANDPC ( infodpc@agencedpc.fr )

> Pour en savoir plus : agencedpc.fr/professionnel/

Tout d’abord une erreur dans le numéro FINESS n’est pas bloquante pour poursuivre le processus de déclaration des actions de formation.

La base FINESS (juridique et géographique) étant gérée par les ARS, il faut se rapprocher de l'ARS en cas d’erreur.

Aussi, avec ce numéro d’identification FINESS, l’ANDPC collecte directement dans le fichier FINESS public : l’adresse complète de l’établissement, sa catégorie, son SIREN et son SIRET.

Le fichier FINESS est mis à jour par le ministère de façon bimestrielle, et mis à disposition des administrations (dont l’Agence nationale du DPC) tous les deux mois. C’est pourquoi il peut y avoir des décalages dans la mise à jour des données.

> Pour en savoir plus : agencedpc.fr/professionnel/

Il faut être actuellement inscrit au tableau pour pouvoir créer un compte sur le site de l’ANDPC.

Si le pharmacien n’est pas inscrit et qu’il réalise des actions, il faut qu’il conserve précieusement les justificatifs : ils seront utiles pour la saisie des actions lorsque le pharmacien sera de nouveau inscrit au tableau et autorisé à se connecter sur le site de l’ANDPC.

À savoir : il faut compter plusieurs jours entre le moment où le pharmacien est inscrit à l’Ordre et le moment où les données sont actualisées par l’ANDPC.

Si le professionnel a déjà été inscrit à un tableau de l’Ordre :

• et si aucun compte n’a été créé durant une période d’activité : il sera alors impossible d’en créer un et donc de se connecter.
• et si un compte a été créé durant une période d’activité :  le compte reste accessible au professionnel de santé, quelle que soit sa situation. Il peut le consulter, éditer, compléter son document de traçabilité. Mais le pharmacien perdra son éligibilité éventuelle à la prise en charge par l’Agence de ses actions de DPC. L’accès pour s’inscrire à une action de DPC ne lui sera pas autorisé.

Si le professionnel n’a jamais été inscrit à un tableau de l’Ordre : il sera alors impossible d’en créer un et donc de se connecter.

Un pharmacien qui n’est pas ou plus inscrit au tableau de l’Ordre peut se connecter à son espace personnel sur e-POP s'il avait déjà été inscrit au tableau de l’Ordre une première fois auparavant.

Par contre, il ne pourra pas accéder au formulaire de transmission des documents DPC sur e-POP. Il ne pourra donc rien déposer.

Cette imprécision vient du formulaire présent sur le site de l’ANDPC : Tous les pharmaciens inscrits à la section D du tableau de l’Ordre des Pharmaciens, sont répertoriés par l’ANDPC comme « Pharmacien adjoint d’Officine »

Il n’est pas possible de changer cette information mais l’ANDPC a été informée de cette imprécision.

Aussi, cette imprécision n’a pas d’impact sur la création du document de traçabilité.

À savoir pour les pharmaciens conseil de l’Assurance Maladie : c’est l’adresse personnelle qui est prise automatiquement par l’Ordre comme adresse professionnelle.

Le fait de cocher ou non la case est sans effet.

A ce jour, aucune transmission de données n'est organisée entre l'ANDPC et l'Ordre.

En application de l’article R. 4021-4 du code de la santé publique, il appartient au pharmacien de transmettre la synthèse de ses actions au conseil de l’ordre compétent en qualité d’autorité de contrôle. Cette transmission doit se faire via e-POP.

Seul le format .pdf est possible pour déposer la synthèse du Document de Traçabilité.

Si d’autres documents doivent être déposés, tous les formats sont autorisés tant que les informations contenues sont lisibles mais il est préférable de déposer des documents au format .pdf

Le document attendu est la synthèse du document de traçabilité généré à partir des éléments déposés et correspondants à la période triennale échue : soit 2020-2022. Les documents relatifs à la période en cours (2023-2025) doivent être déposés sur la plateforme de l’ANDPC dans votre document de traçabilité afin de pouvoir générer une nouvelle synthèse du document de traçabilité et la transmettre à l’Ordre en 2026 (période de contrôle triennal suivant), qui sera alors ensuite transmise à l’Ordre.

Pour les anciens titulaires ayant déjà un compte, les modifications apportées feront qu’il ne bénéficiera plus du financement de l’ANDPC, ce qui lui sera signalé.

Oui, si le pharmacien ne bénéficie pas de la prise en charge du financement par l’ANDPC, c’est-à-dire tous les pharmaciens sauf les professionnels libéraux et ceux exerçant dans des centres de santé conventionnés.