Mention d'information générale - Traitement des données personnelles

Lorsque vous émettez une alerte, vous pouvez choisir de révéler votre identité ou d’effectuer une alerte anonyme.

Une alerte est dite anonyme lorsque vous choisissez de ne pas révéler votre identité au sein de ladite alerte (nom, prénom, fonction, identifiants, adresse de courriel nominative, etc.).

Dans le cas où vous choisissez d’effectuer une alerte anonyme, le CNOP la traitera comme telle et s’engage à respecter votre anonymat et à ne pas tenter de vous identifier.

Dans le cas où vous choisissez de révéler votre identité, le CNOP s’engage à assurer la confidentialité de votre identité et à ne pas transmettre d’éléments de nature à vous identifier à un tiers sans votre consentement préalable.

Toutefois, dans l’hypothèse où le CNOP serait légalement tenu de dénoncer les faits à l’autorité judiciaire compétente, le CNOP pourra transmettre des éléments permettant de vous identifier à l’autorité judiciaire. Vous serez alors informé de cette transmission à moins que cette information ne risque de compromettre la procédure judiciaire.

Une fois l’alerte reçue, le CNOP procèdera à l’instruction de ladite alerte et sera amené à vérifier l’exactitude des faits signalés et à prendre les mesures nécessaires.

Selon l’anonymat et le contenu des alertes effectuées, le CNOP pourra ainsi être amené à collecter les données personnelles suivantes :

- les faits signalés et leur description ;

- l’identité, les fonctions et les coordonnées :

• de l'émetteur de l'alerte ;
• des personnes faisant l'objet de l’alerte ;
• des personnes intervenant, consultées ou entendues dans le recueil ou dans le traitement de l'alerte ;
• des facilitateurs et personnes en lien avec l’émetteur de l’alerte ;

- les éléments recueillis dans le cadre de la vérification des faits signalés ;

- les comptes rendus des opérations de vérification ;

- les suites données à l'alerte.

Vos données personnelles sont accessibles uniquement aux personnes strictement habilitées par le CNOP dans le cadre de leurs fonctions.

Toutes les personnes habilitées à accéder et à traiter vos données personnelles sont soumises à une obligation de confidentialité.

D’autre part, le CNOP a recours à un sous-traitant dans le cadre du recueil des alertes qui traite vos données personnelles pour le compte du CNOP et uniquement sur ses instructions. Ce sous-traitant, Microsoft, héberge les données au sein de data centers situés en France.

En tant que responsable de traitement, le CNOP s’engage à ne pas transférer les données personnelles hors de l’Union européenne.

Toutefois, son sous-traitant est susceptible dans certains cas de transférer des données personnelles en dehors de l’Union européenne. Le CNOP s’engage à ce titre à ce que le pays de destination ait fait l’objet d’une décision d’adéquation de la Commission européenne ou à mettre en place les garanties appropriées prévues par le RGPD telles que les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne.

Le CNOP conserve les données personnelles collectées uniquement pendant la durée nécessaire à l’accomplissement des finalités poursuivies. Les dossiers d’alertes sont conservés en base active jusqu’à la clôture du dossier, c’est-à-dire la prise de décision définitive liée à l’alerte, afin de permettre au CNOP de procéder à son instruction et de procéder aux vérifications nécessaires.

Après la prise de décision définitive sur les suites à réserver à l’alerte, les données pourront être conservées sous forme d’archives intermédiaires le temps strictement proportionné à leur traitement et à la protection de leurs auteurs, des personnes qu’elles visent et des tiers qu’elles mentionnent en tenant compte des délais éventuels d’enquêtes complémentaires (Art. 9. III. de la loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 modifiée).

Dans le cas où une procédure contentieuse ou disciplinaire est engagée à la suite de l’alerte, le CNOP conservera les données jusqu’au terme de la procédure ou de la prescription des recours à l’encontre de la décision intervenue.

Le CNOP conservera certaines données personnelles en archivage intermédiaire pendant une durée d’au minimum cinq ans à compter de la clôture du dossier à des fins probatoires dans l’optique d’un contrôle ou d’un contentieux éventuel ou encore à des fins de réalisation des audits de qualité des processus de traitement des alertes. Les données pourront éventuellement être conservées plus longtemps, en archivage intermédiaire, selon des cas particuliers des dernières hypothèses précitées (contrôle, contentieux éventuel, réalisation d’audits des processus) ou si le CNOP en a l’obligation légale.

Conformément à la Réglementation applicable en matière de données personnelles, le CNOP met en œuvre toutes les mesures techniques, physiques, et organisationnelles appropriées au regard de la nature des données et des risques présentés par le traitement, pour préserver la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles, notamment empêcher que celles-ci ne soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès.

D’autre part, le CNOP met en place les mesures de sécurité nécessaires afin de respecter votre anonymat le cas échéant.

Conformément à la Réglementation applicable en matière de données personnelles, vous bénéficiez d’un certain nombre de droits sur vos données, qui sont détaillés plus amplement ci-dessous.

• Accès. Vous pouvez demander au CNOP de confirmer s’il traite vos données et, le cas échéant, vous informer des caractéristiques du traitement, vous permettre d’y accéder et en obtenir une copie.
• Rectification. Vous pouvez demander au CNOP de rectifier ou compléter vos données si elles sont incorrectes ou incomplètes.
• Limitation. Vous pouvez demander au CNOP de limiter le traitement de vos données (c’est-à-dire de les conserver sans les utiliser) lorsque leur exactitude est contestée notamment lorsqu’elles sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ; le CNOP vérifie l’existence de motifs impérieux dans le cadre de l'exercice de votre droit d'opposition. Le CNOP peut continuer d’utiliser vos données à la suite d’une demande de restriction : avec votre consentement ; pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ; ou pour protéger les droits de toute autre personne physique ou morale.

Vous pouvez exercer vos droits en adressant un courrier électronique à l’adresse suivante : dpo@ordre.pharmacien.fr

Vous pouvez également, si vous l’estimez nécessaire, introduire une réclamation auprès de la Commission nationale Informatique et Libertés.