La procédure de recueil et de traitement des alertes internes

Informations relatives au lanceur d’alerte :

• identité et coordonnées (obligatoires) ;
• tout élément justifiant l’appartenance à l’une des catégories mentionnées précédemment ;
• description relative aux circonstances qui ont amené le lanceur d’alerte à avoir connaissance des faits signalés.

Informations relatives à la personne visée par l’alerte / la structure (le cas échéant) :

• identité ;
• fonctions ;
• coordonnées.

Informations relatives aux faits signalés :

• description des faits signalés ;
• toute information et tout document de nature à étayer l’alerte.

Les référents alertes internes du CNOP assurent la stricte confidentialité, l’intégrité et la protection de toute information et données à caractère personnel recueillies dans une alerte (telles que l’identité de l’auteur de l’alerte, l’identité des personnes visées par celle-ci, l’identité de tout tiers qui y est mentionné et toute autre information recueillie).

Les éléments de nature à identifier le lanceur d’alerte ne peuvent être divulgués qu’avec le consentement de celui-ci. Ils peuvent toutefois être communiqués à l’autorité judiciaire dans le cas où les référents alertes internes sont tenus de dénoncer les faits à celle-ci. Le lanceur d’alerte en est alors informé, à moins que cette information ne risque de compromettre la procédure judiciaire.

Les éléments de nature à identifier la personne mise en cause par une alerte ne peuvent être divulgués, sauf à l’autorité judiciaire, qu’une fois établi le caractère fondé de l’alerte.

En cas de nécessité de communiquer avec des tiers aux fins de traitement de l’alerte, toutes les précautions sont prises pour restreindre l’accès aux informations aux seules personnes qui doivent en connaître.

La procédure donne lieu à un traitement automatisé des alertes se conformant au règlement général sur la protection des données - RGPD (règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016) et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment aux règles relatives à la protection des données à caractère personnel.

Oui, mais en cas de réception d’une alerte interne anonyme, ne permettant pas de vérifier que son auteur appartient à l’une des catégories de personnes visées capables de lancer une alerte interne anonyme (précisées aux 1° à 5° du A du I de l’article 8 de la loi du 9 décembre 2016 modifiée), il est demandé à l’auteur de certifier sur l’honneur qu’il appartient bien à l’une de ces catégories.

Il est demandé à l’auteur anonyme d’une alerte interne d’inscrire cette certification sur l’honneur dans son alerte initiale (par courriel ou par courrier). En cas d’absence de cette mention, celle-ci sera redemandée à l’auteur de l’alerte dans le courriel ou le courrier d’accusé de réception de son alerte.

En ce sens, il est recommandé que le lanceur d’alerte anonyme fournisse au CNOP un moyen permettant de le contacter afin de faciliter le traitement de l’alerte et d’avertir son auteur des suites apportées.

Un accusé de réception de l’alerte sera envoyé à son auteur dans les 7 jours ouvrés à compter de la réception de son alerte.

Dans les 3 mois à compter de l’accusé de réception ou, à défaut d’accusé de réception, dans les 3 mois à compter de l’expiration de la période de 7 jours ouvrés suivant l’alerte, sont communiquées à l’auteur de l’alerte, par écrit, des informations sur les mesures envisagées ou prises pour évaluer l’exactitude des allégations et, le cas échéant, remédier à l’objet de l’alerte ainsi que sur les motifs de ces dernières.

L’alerte interne devenue sans objet ou aux allégations inexactes et/ou infondées donne lieu à une clôture de l’alerte. L’auteur de l’alerte est informé par écrit de cette dernière.

Les référents alertes internes de l’Ordre ont pris les mesures nécessaires permettant d’assurer l’intégrité et la confidentialité des données transmises dans l’alerte par la mise en place d’un canal de réception spécifique aux alertes.

Si l’alerte était adressée à d’autres membres du personnel, une consigne leur a été donnée de transmettre immédiatement l’alerte aux personnels autorisés.

Toute alerte interne est traitée avec une totale impartialité par les référents alertes internes. Celle-ci fait en premier lieu l’objet d’un enregistrement électronique dans une structure sécurisée par les référents alertes internes puis, en second lieu, d’un examen de recevabilité selon les critères précédemment détaillés. A ce stade de la recevabilité de l’alerte, il est possible que les référents alertes internes prennent contact avec l’auteur de l’alerte.

Lorsque les référents alertes internes estiment que l’alerte reçue ne respecte pas les conditions légales permettant l’obtention du statut de lanceur d’alerte, ils communiquent ces conclusions à son auteur. Ces conclusions doivent s’apprécier sous réserve de l’avis sur la qualité de lanceur d’alerte que pourrait rendre le Défenseur des droits sur demande de l’intéressé.

Une fois l’alerte jugée recevable, les référents alertes internes vérifient l’exactitude des faits signalés et prennent les mesures permettant de remédier à la situation, avant de clôturer le dossier.

Les référents alertes internes, garantissent au lanceur d’alerte la communication par écrit des informations sur les mesures envisagées ou prises pour évaluer l’exactitude des allégations de l’alerte et, le cas échéant, remédier à l’objet de l’alerte. Au moment de l’analyse de la situation et des documents fournis, il est possible que les référents alertes internes, prennent contact avec l’auteur de l’alerte.

L’auteur de l’alerte interne est, en toute hypothèse, informé par écrit de la clôture de son alerte.