Secrétaire - gestionnaire de dossiers pour la section B&C (F/H)

L’organisation

L’Ordre national des pharmaciens est l'institution qui regroupe tous les pharmaciens exerçant leur art en France Métropole ou dans les départements et collectivités d'Outre-mer. Il est chargé par la loi de remplir des missions fixées par le Code de la santé publique : assurer le respect des devoirs professionnels, assurer la défense de l’honneur et de l’indépendance de la profession, veiller à la compétence des pharmaciens, contribuer à promouvoir la santé publique et la qualité des soins, notamment la sécurité des actes professionnels.

L’Ordre national des Pharmaciens regroupe près de 74.000 professionnels en exercice. Il comporte 7 sections regroupant les pharmaciens en fonction de leur activité (titulaires d’officine, pharmaciens fabricants ou exploitants, pharmaciens de la distribution en gros, pharmaciens adjoints d’officine, pharmaciens des D.O.M et collectivités d’Outre-Mer, pharmaciens biologistes et pharmaciens hospitaliers). Chacune de ces sections est administrée par un Conseil Central basé à Paris, composé de membres élus et de membres nommés.

Le Conseil national de l'Ordre des pharmaciens est composé de membres élus et de membres nommés. Il est le défenseur de la légalité et de la moralité professionnelle. Il coordonne l’action des conseils centraux et joue un rôle d’arbitrage entre les différentes branches de la profession. Il est qualifié pour représenter, dans son domaine d'activité, la pharmacie auprès des autorités publiques et des organismes d'assistance. Il peut, devant toutes les juridictions, exercer tous les droits réservés à la partie civile relativement aux faits portant un préjudice direct ou indirect à l'intérêt collectif de la profession pharmaceutique.

Sous l’autorité hiérarchique du Directeur général, des services communs de l’Ordre, composés de plusieurs Directions (Affaires publiques, européennes et internationales, Exercice professionnel, Affaires Juridiques, Communication, Technologies en santé, Finances, Informatique, RH…) travaillent pour tous les Conseils.

La Section B rassemble les pharmaciens de l’industrie (fabricants, importateurs, exploitants de spécialités pharmaceutiques – un peu plus de 4150 inscrits) et la Section C, les pharmaciens de la distribution en gros (grossiste répartiteurs, dépositaires, distributeurs en gros à l’exportation… - environ 1200 inscrits).

Les deux sections sont gérées par un même service composé d’une cheffe de service, d’un.e adjoint.e à la cheffe de service et de trois secrétaires chargées notamment de la gestion administrative des dossiers des pharmaciens et des établissements.

Nous recherchons, dans le cadre d’un remplacement, un.e secrétaire - gestionnaire de dossiers (F/H).

Le poste

Votre activité s’articule entre, d’une part, la gestion administrative du tableau de l’Ordre et la relation avec les pharmaciens et d’autre part, des activités de communication et évènementielles.

Ainsi, sous l’autorité du Chef de service ou de son adjoint, vous prenez en charge :

• La gestion administrative du tableau de l’Ordre des pharmaciens des 2 sections comprenant, dans le respect de la réglementation et des procédures en vigueur : l’enregistrement et le traitement des demandes, la vérification de la complétude et de la conformité des pièces constitutives des dossiers, le suivi de l’instruction des dossiers, la saisie informatique, l’archivage électronique des documents ;
• La relation avec les pharmaciens : information et réponse aux questions en lien avec l’activité professionnelle et la gestion du tableau, par courrier, téléphone, e-mail ou via le portail de télé-service ;
• La gestion de la communication des deux sections et la contribution à l’organisation d’évènements : actualisation du site internet, proposition et diffusion de mailings aux pharmaciens, suivi des posts LinkedIn, organisation de webinaires ou rencontres ;

Vous apportez également votre appui pour d’autres activités telles que la gestion administrative des contentieux disciplinaires, le support à l’organisation de réunions (groupes de travail, réunion des instances), des contrôles (obligation de formation des pharmaciens – DPC).

Votre profil

Titulaire d’un Bac + 2/3 en secrétariat, gestion, administration, vous disposez d’une première expérience administrative (gestion et traitement de dossiers) acquise dans le secteur de la santé ou dans tout autre secteur réglementé. Une expérience sur des activités de communication serait un plus.

Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques (plusieurs logiciels internes, messagerie de masse, GED …) et maîtrisez Pack Office (notamment Excel). Vous êtes à l’aise à l’écrit (qualités rédactionnelles, orthographe) comme à l’oral (nombreux contacts téléphoniques).

Méthodique et rigoureux.se, vous disposez d’un bon relationnel. Votre capacité à intégrer un cadre réglementaire spécifique, votre sens du service et de l’équipe feront la différence pour réussir dans ce poste.

Informations supplémentaires

Contrat : CDI à temps plein

Disponibilité : dès que possible

Localisation : Paris 8^e (Parc Monceau)

Rémunération : en fonction de l’expérience

Avantages : mutuelle et prévoyance, épargne salariale, tickets restaurants, Charte du télétravail

Vos données personnelles sont traitées par le Conseil national de l’Ordre des pharmaciens (CNOP) aux fins de gestion du recrutement. Ce traitement est fondé sur l’intérêt légitime du CNOP de suivre et de gérer les candidatures transmises pour les offres de travail publiées sur son site. Vos données personnelles sont accessibles uniquement au personnel habilité du CNOP ainsi qu’à des prestataires agissant en qualité de sous-traitant qui interviennent dans le cadre de ce traitement, notamment des cabinets de recrutement et des cabinets de graphologie. Vos données seront conservées pendant une durée de deux ans à compter du dernier contact avec le CNOP afin de reprendre contact avec vous en cas d'opportunité ultérieure, sauf demande de suppression de votre part avant cette échéance 

Conformément au Règlement européen général sur la protection des données personnelles (RGPD) et à la loi informatique et libertés modifiée, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition, de portabilité, d’effacement de vos données personnelles ou de limitation de leur traitement en adressant un courrier électronique à l’adresse suivante : dpo@ordre.pharmacien.fr.  Vous disposez également, si vous l’estimez nécessaire, du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL)