Secrétaire - gestionnaire de dossiers pour le CROP Grand-Est (F/H)

L’organisation

L’Ordre national des pharmaciens est l'institution qui regroupe tous les pharmaciens exerçant leur art en France Métropole ou dans les départements et collectivités d'Outre-mer. Il est chargé par la loi de remplir des missions fixées par le Code de la santé publique : assurer le respect des devoirs professionnels, assurer la défense de l’honneur et de l’indépendance de la profession, veiller à la compétence des pharmaciens, contribuer à promouvoir la santé publique et la qualité des soins, notamment la sécurité des actes professionnels.

L’Ordre national des Pharmaciens regroupe près de 74.000 professionnels en exercice. Il comporte 7 sections regroupant les pharmaciens en fonction de leur activité (titulaires d’officine, pharmaciens fabricants ou exploitants, pharmaciens de la distribution en gros, pharmaciens adjoints d’officine, pharmaciens des D.O.M et collectivités d’Outre-Mer, pharmaciens biologistes et pharmaciens hospitaliers). Chacune de ces sections est administrée par un Conseil Central basé à Paris, composé de membres élus et de membres nommés.

Les titulaires d’officine ont la particularité d’être représentés par le Conseil central de la section A, ainsi que par 12 entités locales, les Conseils régionaux de l’Ordre des pharmaciens (CROP). Ces conseils régionaux traitent les dossiers concernant les pharmaciens titulaires exerçant dans leur région (tenue et mise à jour du Tableau) et assure le respect des règles professionnelles propres à la pharmacie d'officine (affaires disciplinaires). Pour les pharmaciens d’officine et les administrations locales, les CROP sont les interlocuteurs de proximité.

Le CROP Grand-Est gère environ 1.900 pharmaciens titulaires et près de 1.600 structures juridiques.

Dans le cadre d’un remplacement, nous recherchons un.e secrétaire gestionnaire de dossiers (F/H).

Le poste

Au sein d’une équipe de quatre personnes et sous l’autorité de la Cheffe de service et du Président, vous prenez en charge :

La gestion et la mise à jour du Tableau : inscription, modification, radiation des pharmaciens ou des structures, saisie informatique et suivi des dossiers ; contact et suivi auprès des pharmaciens, notaires et administrations. 

Des activités de contrôle :  suivi des dossiers cession officine et transfert regroupement, vérification de la conformité des pièces constitutives et analyse juridique des actes de ces dossiers ; contrôle des déclarations de compétences des pharmaciens.

Les relations avec les étudiants, les maîtres de stage et les facultés de pharmacie : gestion des agréments des maîtres de stage, délivrance des certificats de remplacement des élèves de 6^ème année, échange avec les facultés pour les certificats de diplôme.

Des tâches administratives et de secrétariat : accueil physique et téléphonique, enregistrement et suivi du courrier, rédactions de courriers, notes, comptes-rendus de réunion, organisation de rendez-vous, événements et réunions des instances du Conseil régional et aide à la préparation des dossiers, participation à l’organisation logistique du Conseil, appui aux tâches comptables, classement et archivage.

Votre profil

Titulaire d’un Bac +2/3 en secrétariat, droit, gestion administrative ou équivalent, vous avez une appétence pour le domaine du droit.

Vous justifiez d’une expérience d’au moins 5 ans acquise dans des univers similaires par exemple dans des cabinets d’expertise comptable ou notaires, vous ayant permis de développer des aptitudes administratives.

Vous savez appliquer des procédures, respecter des délais, suivre et contrôler des dossiers et effectuer des tâches administratives polyvalentes notamment au sein d’une petite structure. Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques (suite office, google workspace).

Vous avez un bon rédactionnel, une bonne orthographe, de bonnes capacités d’analyse, vous êtes rigoureu.x.se et organisé.e.

Vous êtes reconnu.e pour votre sens relationnel, votre sens du service et votre esprit d’équipe.

Informations supplémentaires

Contrat : CDI à temps plein

Disponibilité : dès que possible

Localisation : Nancy

Rémunération : en fonction de l’expérience

Avantages : charte du télétravail, mutuelle et prévoyance, tickets restaurants

Vos données personnelles sont traitées par le Conseil national de l’Ordre des pharmaciens (CNOP) aux fins de gestion du recrutement. Ce traitement est fondé sur l’intérêt légitime du CNOP de suivre et de gérer les candidatures transmises pour les offres de travail publiées sur son site. Vos données personnelles sont accessibles uniquement au personnel habilité du CNOP ainsi qu’à des prestataires agissant en qualité de sous-traitant qui interviennent dans le cadre de ce traitement, notamment des cabinets de recrutement et des cabinets de graphologie. Vos données seront conservées pendant une durée de deux ans à compter du dernier contact avec le CNOP afin de reprendre contact avec vous en cas d'opportunité ultérieure, sauf demande de suppression de votre part avant cette échéance 

Conformément au Règlement européen général sur la protection des données personnelles (RGPD) et à la loi informatique et libertés modifiée, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition, de portabilité, d’effacement de vos données personnelles ou de limitation de leur traitement en adressant un courrier électronique à l’adresse suivante : dpo@ordre.pharmacien.fr.  Vous disposez également, si vous l’estimez nécessaire, du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL)